Cómo Cancelar y Cambiar Tu Representante Musical

Ana Berberana Esteves -

Una Guía Paso a Paso de Exploration

Desde los distribuidores digitales y los representantes administrativos hasta los participantes más tradicionales de la industria, como los sellos discográficos y las editoriales musicales, hay una gran variedad de empresas que administran contenidos y recaudan regalías en nombre de los creadores.

Cambiar de representante de derechos de autor es algo habitual en el negocio de la música. No tiene por qué ser una experiencia emocional o negativa. A medida que los objetivos de tu música y/o los objetivos de tu negocio se desarrollan y cambian con el tiempo, puedes llegar a darte cuenta de que tus acuerdos actuales ya no satisfacen tus necesidades.

La siguiente guía ofrece una plan de trabajo para cambiar de proveedor y debería ayudar a los titulares de derechos de autor a obtener los mejores servicios disponibles para sus obras.

Con esto en mente: cada situación es única, y no pretendemos que los siguientes pasos sirvan como instrucciones finales para todos. Aquellos que han firmado acuerdos con disqueras y editoras principales y otras empresas de entretenimiento pueden tener más dificultades a la hora de intentar rescindir un acuerdo o cambiar de proveedor de servicios. Consulte siempre con un abogado antes de firmar cualquier nuevo acuerdo.

¿Por Qué Escribimos Esta Guía?

Te mereces los mejores servicios disponibles. Si crees que los derechos de autor de tus composiciones y grabaciones sonoras no están aprovechando todo su potencial -o si simplemente no sabes si lo están haciendo o no-, es hora de tomar medidas.

En primer lugar, consulta con tu actual representante musical. Mira si son capaces de discernir si tus obras están aprovechando todo su potencial.

Si decides cambiar, al principio puede parecer intimidante intentar organizar toda la información que un nuevo proveedor de servicios necesitará de ti cuando te alejes de tu actual proveedor, así que hemos escrito una guía para ayudarte en el proceso. Si sigues los pasos que aquí se indican, estarás preparado para cambiar a un proveedor de servicios que te permita aprovechar mejor tus contenidos musicales y audiovisuales y empezar a cobrar más regalías.

Cómo cambiar de proveedor de servicios musicales

Paso #1: Piensa por qué quieres dejar tu actual proveedor de servicios musicales.

El proveedor de servicios musicales, en este caso, se refiere a cualquier organización o empresa que gestione los metadatos o los derechos de autor en tu nombre. Puede ser una:

Será importante tener en cuenta los motivos por los que quieres dejar a tu actual representante musical: ¿No estás recibiendo el servicio al cliente que esperabas? ¿No recibes las regalías que crees que te corresponden?

Antes de darlo por terminado oficialmente, considera la posibilidad de ponerte en contacto con un representante de tu actual proveedor de servicios y mantener una conversación sobre los motivos por los que decides dejarlo. Puede ayudarles a prestar un mejor servicio a los demás.

Paso #2: Identificar los tipos de servicios que necesitas.

A menudo, esto comienza con una pregunta: "¿Qué tengo?" ¿Composiciones? ¿Grabaciones sonoras? ¿Ambos? Por ejemplo, si eres compositor o editor musical, controlas los derechos de autor de las composiciones subyacentes. Deberías cobrar:

Si eres un sello discográfico o un artista discográfico independiente, controlas los derechos de autor de las grabaciones sonoras, o los masters. Deberías cobrar:

  • Todas las regalías de los artistas que figuran en tu contrato de grabación o acuerdo de distribución
  • Regalías de ejecución digital no interactiva de SoundExchange
  • Regalías de sincronización de tus grabaciones sonoras en YouTube
  • Derechos de sincronización de tus colocaciones en el cine, la televisión y los anuncios publicitarios
  • Derechos conexos

Paso #3: Auditar los derechos de autor.

Una auditoría de los derechos de autor es el primer paso para cobrar íntegramente las regalías que te corresponden por el uso de tus obras musicales y audiovisuales en línea.

El objetivo de una auditoría de derechos de autor es ofrecer a los compositores, editores, artistas, sellos discográficos y empresas de cine y televisión una imagen detallada de cómo se representan sus obras en línea y, por consiguiente, de quién recauda ingresos como resultado de su explotación.

Idealmente, una auditoría de derechos de autor para Norteamérica puede revisar las siguientes bases de datos públicas:

  • YouTube, donde los administradores de terceros pueden reclamar activos en nombre de los propietarios de derechos de composición y grabación sonora.
  • Agencia Harry Fox, Music Reports, The Mechanical Licensing Collective, y CMRRA, que recaudan regalías en nombre de los compositores y editores de música de una variedad de diferentes servicios digitales
  • Las organizaciones de derechos de ejecución estadounidenses y extranjeras que recaudan regalías de ejecución en nombre de los compositores y editores.
  • SoundExchange, y otros organismos responsables de la recaudación de regalías por la ejecución pública de grabaciones sonoras, incluidos los derechos conexos.

Haga clic AQUÍ para obtener una auditoría de Exploration.
Haga clic AQUÍ para descargar un ejemplo de plantilla de una auditoría.

Paso #4: analiza tu auditoría (y pide ayuda si la necesitas).

Una auditoría adecuada incluirá tus metadatos (títulos de canciones, coautores, porcentajes de reparto, ISRCs, ISWCs, territorios, etc.) organizados en una hoja de cálculo junto con cualquier información aplicable a quien gestiona actualmente tus derechos de autor.

Una vez completado, te dará una mejor idea de dónde deberías cobrar las regalías no adquiridas con la ayuda de un nuevo proveedor de servicios.

Paso #5: Solicita una exportación de metadatos a tu actual proveedor de servicios.

Antes de hacer algo oficial con tu actual proveedor de servicios, recopila toda la información que puedas sobre tus derechos de autor. Tu actual proveedor de servicios debería poder proporcionarte esta información en una simple hoja de cálculo de Excel o en un archivo de exportación.

Una vez que recibas esta exportación de metadatos de tu actual proveedor de servicios, aumenta la información que parezca faltar, incluidos los títulos de las canciones, los coautores, los porcentajes de división, los ISWC, los ISRC, los territorios, etc. Te conviene que tus metadatos sean lo más completos y detallados posible. A menudo, tu nuevo proveedor de servicios podrá ayudarte con estas tareas, así que no te preocupes si te parece desalentador.

Si necesitas ayuda para completar tu exportación de metadatos, consulta esta plantilla de metadatos de catálogo.

Paso #6: Identificar posibles nuevos proveedores de servicios y ponerse en contacto con ellos.

Hay cientos de proveedores de servicios entre los que elegir, cada uno de los cuales ofrece servicios que difieren entre sí en aspectos importantes. Para entender mejor lo que cada entidad debería hacer por usted, lea estas guías:

Una vez que hayas investigado el tipo de servicio que necesitas y quién puede proporcionártelo en el sector, ponte en contacto con los mejores y solicita hablar con un representante. Ten en cuenta que antes de rescindir con tu actual proveedor de servicios y firmar con uno nuevo, debes sentirte cómodo y seguro con el acuerdo.

Paso #7: Rescindir el contrato con tu actual proveedor de servicios.

Fíjate en la duración de tu contrato para determinar cuándo puedes rescindirlo legalmente con tu actual proveedor de servicios. Los contratos con los proveedores de servicios de música suelen tener una duración determinada -por ejemplo, un año- y luego pueden continuar automáticamente de forma anual, trimestral o mensual.

Algunos contratos ofrecen una ventana de terminación dentro de la cual puedes rescindir legalmente, y luego proporcionarán una fecha de terminación oficial después de la cual tus derechos de autor ya no estarán bajo su representación. Todo depende de lo que negocies y firmes con una determinada empresa.

De acuerdo con tu contrato, es posible que también tengas que enviar una notificación oficial a tu actual representante de servicios por correo certificado de EE.UU. Este es un ejemplo de lo que puede ser:

Nombre de Tu Proveedor de Servicios

Dirección de la Empresa

Fecha:

Re: Terminación de [nombre del tipo de acuerdo], #de cuenta/ID (si aplica)

Estimado [nombre de la compañía]

Le envío esta notificación por escrito para solicitar la rescisión de [nuestro acuerdo] con efecto [fecha de rescisión]. Les agradecería que me enviaran una confirmación por escrito de que la rescisión se ha hecho efectiva. Por favor, inicien los pasos necesarios para la rescisión por su parte y dejen de cargar los pagos en mi cuenta.

Gracias por su atención a este asunto. En espera de su respuesta.

Sinceramente,

[tu firma]

Tu nombre
Tu dirección

  • Terminación con un Administrador Musical

En primer lugar, envía una solicitud por correo electrónico a tu actual proveedor de servicios, incluyendo tu nombre, dirección postal, títulos de las canciones y la razón por la que quieres dejarlo (opcional).

Si sigues correctamente las cláusulas de rescisión de tu contrato, tu proveedor de servicios tendrá que enviar una solicitud a varias organizaciones (las PRO, las agencias de cobro de derechos mecánicos, SoundExchange, etc.) pidiéndoles que renuncien a la administración de tus derechos de edición a nombre de tu proveedor actual.

Estas organizaciones pueden tardar algún tiempo en procesar esta solicitud. Mientras tanto, tus regalías no deberían quedar sin cobrar. Hasta que otra editorial se encargue de tus derechos de autor, tus regalías deberían ser pagadas a través de tu actual proveedor de servicios, dependiendo de los términos de tu acuerdo.

Ten en cuenta que con un acuerdo de edición musical tradicional, puede que no sea tan fácil como enviar una notificación de tu intención de rescindir. Esto se debe, entre otras cosas, a que la editorial puede ser propietaria de los derechos de autor de tu composición. Es importante leer detenidamente el contrato para ver si es así.

Algunas empresas hacen que sea tan fácil como enviar un formulario web para darse de baja.

  • Terminación con un Distribuidor Digital

Dependiendo de los términos de su acuerdo, es posible que pueda mantener tus lanzamientos anteriores con tu antiguo distribuidor digital pero lanzar tus nuevas grabaciones a través de uno diferente. Si este es el caso, se puede hacer sin una notificación de cancelación.

Por ejemplo, si has publicado un sencillo a través de CD Baby en el pasado, pero quieres publicar tu álbum completo a través del servicio de distribución digital de DistroKid, no es necesario transferir el sencillo a DistroKid si no quieres hacerlo.

Sin embargo, es posible que quieras tener todas tus obras bajo el mismo techo, por así decirlo, en cuyo caso tendrías que dar los pasos para retirarlas y transferirlas.

Terminar con un distribuidor digital no es tan sencillo como pulsar un botón de "cancelar". Tu distribuidor tendrá un proceso para retirar tus grabaciones de las distintas plataformas digitales, y esto puede llevar días o incluso semanas.

De nuevo, algunos distribuidores digitales ofrecen la posibilidad de darse de alta y de baja a través de la web. Una rápida búsqueda en Google: "cómo cancelar con _____" debería indicarte el camino correcto.

  • Terminación con una Compañía Discográfica

Desgraciadamente, terminar con un sello discográfico no es tan fácil como hacer clic en "cancelar" en un sitio web. Por lo general, parte del modelo de negocio de una discográfica consiste en poseer tus grabaciones maestras durante un periodo de tiempo determinado y cobrar por ellas.

Por ello, la mayoría de los artistas discográficos firman un contrato con su sello discográfico por el que se transfieren los derechos de las grabaciones maestras al sello de forma permanente o por un periodo determinado. El contrato de grabación especificará las condiciones de rescisión.

Los sellos querrán revisar el acuerdo original con su equipo legal antes de proceder a cualquier tipo de rescisión. No está de más repetir que tú mismo revises cuidadosamente el contrato de grabación y consultes a tu propio abogado con experiencia antes de iniciar la rescisión con un sello discográfico.

Paso #8: Regístrate con un proveedor de servicios diferente mucho antes de la fecha de terminación de tu actual representante y entrega tu catálogo

La contratación de un nuevo proveedor de servicios casi siempre implica la firma de un contrato legalmente vinculante como primer paso. Asegúrate de que tú (y un abogado especializado en derechos de autor) lean detenidamente el nuevo acuerdo antes de firmarlo para poder entender mejor los términos.

Una vez firmado el acuerdo, tu nuevo representante de derechos de autor debería proporcionarte un proceso paso a paso para que puedas transferir tus metadatos y ellos puedan ingerir tu catálogo. Algunos proporcionan asistencia personal práctica.

Tu nuevo representante querrá saber exactamente cuándo se terminan los derechos de autor del acuerdo jurídicamente vinculante que tenías con tu anterior representante (la fecha de terminación). Tenlo a mano si es posible.

Paso #9: Trabaja con tu nuevo representante para resolver los conflictos de propiedad en plataformas digitales y agencias de cobro con tu anterior representante.

Si cambias de administrador de tus composiciones o grabaciones sonoras en YouTube, SoundExchange, etc., tu nuevo representante de derechos de autor pondrá tus activos en conflicto con tu anterior representante. Esto es por diseño de la industria musical y es por lo que la fecha de terminación es tan importante.

Una vez que el anterior representante ceda la propiedad de tus activos a tu nuevo proveedor, todos los conflictos se resolverán y el dinero retenido en la cuenta de depósito a partir de la fecha de cese volverá a fluir hacia ti, esta vez a través de tu nuevo representante.

Otra función de una buena administración de los derechos de autor es la limpieza de los metadatos de las canciones. Mantener una lista precisa de tus canciones junto con toda la información que puedas reunir limitará los posibles retrasos y garantizará una transición lo más fluida posible.

Paso #10: Confirma que tu catálogo de canciones se ha transferido con éxito de tu anterior representante de derechos de autor al nuevo.

Tu nuevo representante de derechos de autor debería ayudarte a confirmar que tu catálogo de canciones se ha transferido completamente de tu anterior representante. Vale la pena comprobar con ellos después de unas semanas para asegurarse de que tu catálogo ha sido completamente ingerido, que cualquier conflicto se ha resuelto y que tus metadatos son correctos.

Puedes solicitar otra auditoría con ellos para estar seguro.

Conclusión

En caso de duda, pide consejo a un abogado o a alguien con experiencia en la industria musical en quien confíes.

Te mereces la mejor representación disponible para tu trabajo creativo.

Traducción: Ana Berberana, María Lozano

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