¿Por Qué Escribimos Esta Guía?
Son varios los factores que llevan a que un espectáculo en vivo llegue a los asistentes a los conciertos, desde asegurarse de que se dispone del lugar en el que se va a presentar hasta el marketing adecuado para impulsar la venta de las entradas.
Al producir una gira, las seis partes principales que colaboran son: los agentes de espectáculos en vivo, los promotores, los gestores de giras, los técnicos, las disqueras y las editoriales.
Aunque no siempre estarán representados por entidades distintas, es importante tener en cuenta que cada uno de ellos cubre responsabilidades integrales relacionadas con la gira de un artista.
En esta guía, recorreremos el ciclo de una gira paso a paso para describir cómo interactúan todos estos participantes con el fin de crear una gira exitosa.
¿Para Quién es Esta Guía?
- Artistas que estén interesados en conocer en qué consiste el trabajo de creación de una gira, así como los diferentes aspectos del propio ciclo de giras.
- Cualquier persona que tenga curiosidad por conocer los detalles de las giras y el proceso tras bastidores.
Contenido de la Guía
Recomendamos que esta guía se lea con dedicación y detenimiento para procesar completamente la información proporcionada.
Es una lectura corta, pero no dudes en leer despacio o repasar las secciones para entender bien el material.
Tiempo estimado de lectura: 10 minutos
Índice de Contenidos
Encontrar al Intérprete
Estrategia y Producción de la Gira
Reservar la Gira
Venta de Boletos
Contratación de un Equipo Para la Gira
Preparativos Finales y el Día del Espectáculo
Recursos
Encontrar al Intérprete
Como suele ocurrir en la industria musical, el elemento fundamental es el artista. Para empezar, los agentes y promotores deben encontrar y contratar al talento. Este proceso no difiere mucho de la búsqueda de los A&R de las disqueras o de las editoriales.
Aunque hay diferentes tipos de artistas que requieren distintos niveles o métodos de apoyo, a la larga la esencia de la búsqueda y la contratación sigue siendo la misma: identificar y contratar antes que nadie a los artistas con gran potencial.
Aunque es vital contratar con antelación a personas con talento en la industria del espectáculo en vivo, existen riesgos asociados a este movimiento. Ya que un espectáculo promedio suele reservarse con unos 9 ó 10 meses de antelación, los contratos de las giras suelen firmarse aproximadamente un año antes de la actuación.
Además, la mayoría de las giras siguen a los lanzamientos discográficos de sus artistas para ganar impulso y subirse a la ola de la promoción. Esto tiene una implicación inevitable: los agentes y promotores de las giras contratan al artista para que interprete un material que puede no estar escrito todavía, lo que es bastante arriesgado.
Esto es especialmente cierto en el caso de los artistas primerizos, que tal vez ni siquiera tengan suficiente contenido para un set completo ni ninguna habilidad para actuar en vivo.
Estrategia y Producción de la Gira
Una vez que el artista se ha incorporado, la atención se centra en la producción del espectáculo y en la definición de la estrategia y el itinerario de la gira. Aquí, el promotor de la gira comienza su planificación; la construcción del espectáculo en vivo, el manejo de materiales visuales y la reserva de sesiones de ensayo son sólo algunas de las tareas necesarias.
Además, el artista, el mánager, el agente y el promotor de la gira crean un calendario general y elaboran el itinerario de la futura gira. Esta planificación inicial de la gira suele girar en torno a los espectáculos prioritarios, como las actuaciones en las grandes ciudades o los festivales/eventos musicales de mayor magnitud.
La gira casi siempre sigue a un lanzamiento discográfico, y el resto de la estrategia de creación de la gira parte de ahí.
Reservar la Gira
Una vez completado el itinerario inicial, el agente pasa a reservar la gira y a vender el espectáculo a promotores y festivales. Desde los espectáculos prioritarios hasta el resto de piezas que los rodean, la ruta de la gira empieza a tomar su forma definitiva.
El agente negocia con los promotores locales para elegir un lugar óptimo para presentar el espectáculo. Elegir el recinto perfecto es una de las partes más difíciles de la reserva de la gira, ya que la música aún no se ha publicado, por lo que no hay forma de predecir la recepción del material.
Elegir un lugar pequeño puede ser la opción más segura, pero se corre el riesgo de perder posibles ventas de entradas y decepcionar a los fans. Sin embargo, si se elige un lugar grande, es muy posible que el artista actúe en un concierto medio vacío.
El agente tiene que evaluar estos factores y tomar la decisión final, incluso en tiempos de incertidumbre.
Venta de Boletos
Una vez que la gira está oficialmente reservada, la atención se centra en la promoción y la venta de boletos. Desde el punto de vista logístico, esto parece un trabajo para los promotores, pero en realidad la comercialización de la gira se lleva a cabo entre todas las partes que colaboran estrechamente.
Los mánagers, los agentes de espectáculos en vivo y los sellos discográficos de los artistas colaboran para encontrar la manera de llegar al público de forma eficaz. Para explicarlo con claridad, el marketing de los conciertos puede dividirse en dos partes principales.
En primer lugar está el marketing general de la gira, llevado a cabo por el promotor de la misma, que coincide con el lanzamiento del disco. La campaña de marketing utiliza numerosos canales de comunicación y redes sociales para promocionar toda la gira y no un espectáculo en particular.
En segundo lugar está el marketing regional, a cargo de los promotores locales, cuyo objetivo es aumentar las ventas de un espectáculo específico centrándose en microcanales de comunicación como la radio y la publicidad dirigida a nivel local.
En cuanto a la estrategia de venta de entradas, no existe un método perfecto que utilicen todos los promotores. Hay mucha variedad entre los distintos ciclos de las giras, pero en general el proceso de venta aceptado va desde el anuncio a la preventa, para terminar con la venta general.
En primer lugar, la gira se anuncia a través de la disquera o de los canales propios del artista, lo que permite poner al día al público en general y animar a los fans.
A continuación, se inicia la preventa, que permite a los fans tener la oportunidad de obtener las entradas primero. La estrategia de preventa tiene un par de ventajas. Basándose en las cifras de la preventa, los promotores pueden hacer una estimación aproximada de cómo se va a vender el espectáculo en general, lo que facilita los ajustes posteriores.
La preventa también resuelve el problema del mercado secundario de entradas, ya que al vender tantas entradas en el periodo de preventa se puede evitar la posibilidad de revendedores.
Contratación de un Equipo Para la Gira
Aunque lo más probable es que un contrato de gira proporcione un equipo local en cada parada de la gira, tener un equipo propio que viaje con el artista de un lugar a otro tiene un valor incalculable.
A diferencia del equipo local, conocerán al artista y se sentirán cómodos con el equipo, además de servir como un apoyo constante y confiable para tu gira. A continuación se enumeran algunos de los miembros del equipo que querrás que te acompañen:
- Mánager de la Gira: Gestiona los preparativos del viaje y paga las facturas, al mismo tiempo que se ocupa de otros problemas importantes que surgen durante la gira.
- Director de producción: supervisa al personal técnico y coordina su trabajo con el del personal local. Evalúa el equipamiento de un lugar a otro.
- Persona de avanzada: Llega a cada lugar antes que el artista para ayudar al manager de la gira y asegurarse de que los preparativos previos se han realizado correctamente.
- Director de escena: Controla los movimientos de los artistas y del personal dentro y fuera del escenario.
- Ingeniero de sonido: Maneja el equipo de sonido y la consola que controla y mezcla el sonido que el público escucha durante una actuación en vivo.
- Ingeniero de monitores: Maneja la consola de monitores, controlando el sonido que el artista escucha a través de los monitores de oído.
- Equipo de iluminación: monta y maneja el equipo de iluminación; también puede encargarse de los efectos especiales como las máquinas de humo en un espectáculo en vivo.
Para cubrir estos puestos, busca personas que sean flexibles y adaptables, y que trabajen bien bajo presión. Deben trabajar en equipo y colaborar con el artista y los demás miembros del equipo, además de ser expertos en su trabajo y estar comprometidos con el artista o la banda durante toda la gira.
Preparativos Finales y el Día del Espectáculo
Las entradas están oficialmente a la venta y la fecha del espectáculo se acerca rápidamente. Aun así, todavía hay un gran número de detalles que cubrir para que el espectáculo se desarrolle sin problemas.
Llevar a cabo una gira de 50 espectáculos significa llevar al artista y al personal de la gira a 50 lugares diferentes de todo el mundo, todo ello con un presupuesto y un calendario muy ajustados.
Además, hay que asegurarse de que el personal dispone de toda la infraestructura necesaria para llevar a cabo el espectáculo. Los pasajes de avión, el alquiler de coches, el envío del equipo y la planificación del lugar de actuación son sólo algunas de las cosas de las que hay que ocuparse antes del espectáculo.
El día de la función, con las entradas agotadas y el material bien ensayado, hay que centrarse en la ejecución del espectáculo.
Preparar el sistema de sonido, verificar los boletos a la entrada y establecer la seguridad son tareas esenciales que garantizan que el día se desarrolle sin problemas.
Un concierto mal gestionado puede arruinar incluso el mejor de los espectáculos, por lo que es imprescindible una organización clara entre el equipo de la gira, los directores, los técnicos y el personal del local.
Finalmente, tras cientos, si no miles, de horas de preparación, el artista saldrá al escenario. Tras completar un espectáculo, el equipo volverá a la carretera para repetir los preparativos para el siguiente lugar hasta completar la última fecha.
Después, el artista volverá al estudio y empezará a trabajar en nuevo material, mientras los promotores y agentes empiezan a planificar la próxima gira.
Recursos
https://soundcharts.com/blog/mechanics-of-touring#the-touring-cycle
https://entertainment.howstuffworks.com/concert-tour.htm
Compuesto por:
Ahmad Zargar
Traducción: Ana Berberana, María Lozano
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